Menerapkan Pengadaan Strategis pada Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Seri 2

Dalam tulisan sebelumnya kita membahas tentang Pengadaan Strategis telah dua unsur utama yang telah kita bahas yaitu 1. Pengelolaan pengelompokkan belanja sejenis (Category Management) dan 2. Pencarian sumber penyedia yang strategis (Strategic Sourcing ) selanjutnya dalam artikel ini kita akan membahas 3 (tiga) unsur lagi yaitu :

1. Analisis Pembelanjaan Penyedia Barang/Jasa adalah suatu pendekatan secara holistik dengan melakukan analisis data identifikasi peluang perbaikan dan pertambahan nilai untuk memitigasi resiko tujuannya memberikan nilai tambah kepada organisasi termasuk pengelolaaan penyedia, kolaborasi,resiko, diversifikasi, penggantian biaya dan tolok ukur (benchmarking)(Modul 13 MCAI 2016). Sebagai contoh kita akan melakukan Pengadaan Strategis terhadap paket alat ATK maka dalam melakukan analisis pembelanjaan dengan mengumpulkan data terhadap penyedia ATK dan memantau trennya perkembangan terbaru terkait kemudian menganalisa berapa kebutuhan total ATK seluruh SKPD di pemerintahan, setelah data penyedia dan kebutuhan ATK telah tersedia maka dilakukan kajian dan pemetaan terhadap penyedia dengan melihat data base dan apabila kegiatan ini telah berulang - ulang maka laporan tentang kemampuan penyedia dalam memasok barang/jasa menjadi nilai dalam evaluasi dengan menciptakan hubungan penyedia secara profesional pengadaan. Prosesnya saat ini LKPP telah mengatur dalam Perka LKPP nomor 14 tahun 2015 tentang E Purchasing terkait tentang pembuatan katalog daerah yang berbasis Pengadaan Strategis.
2. Analsis Pasar, Segmentasi Penyedia dan Pengelolaan Hubungan yang efektif hal ini dapat dilakukan secara efektif dengan melakukan pendekatan terhadap 3 (tiga area) yaitu :A.  Lingkungan Eksternal dengan unsurnya politik dan hukum, ekonomi,sosiodemografi dan budaya, teknologi. Pada area ini yang dapat dilakukan dengan memanfaatkan teknologi khusus sektor swata mereka menggunakan aplikasi ERP SAP R7 dengan aplikasi ini pengelolaan pengadaan dapat mengakses berbagai sumber data terkait pasar dengan cepat dan mudah sedangkan untuk sektor pemerintahan pemanfaatan aplikasi teknologi hanya sebatas proses pelelangan dengan aplikasi SPSE, untuk analisa pasar belum ada instrumen yang handal terkait unsur politik, keamanan ekonimi, sosiodemografi, budaya, hal ini menjadi pertimbangan yang  matang dalam melakukan analisis pasar.
3. Kinerja Pengadaan Strategis yang dilakukan pada pengelola pengadaan menjadi tolok ukur bagi organisasi dengan memenuhi kriteria - kriteria sebagai berikut :

•  Berguna bagi organisasi, hal ini dapat terjadi apabila dalam penyusunan pengadaan harus mengacu pada visi dan misi organisasi. Contoh : pada organisasi Pengelola Pengadaan saai ini dikenal  ULP (Unit Layanan Pengadaan) dalam menyususn kinerja saat ini dikenal dengan IKU (Indikator Kinerja Utama) maka kinerja yang utama adalah seberapa besar efisiensi harga yang didapat, seberapa puas penyedia terhadap pelayanan ULP baik itu pelanggan internal maupun eksternal dan bisa ditambahkan yang lain sesuai kebutuhan dan mudah dicapai.
• Dalam menyusun IKU harus didukung oleh data yang valid dan bisa didapat dengan dengan diselaraskan tujuan organisasi sehingga ketika kita akan mengukurnya dapat dilakukan dengan mudah dan menggambarkan kondisi sebenarnya organisasi kita.
• Menggunakan prinsip SMART yaitu S (Specific) artinya Jelas, dalam menentukan indikator kinerja harus bisa dipahami dan dimengerti oleh seluruh elemen organisasi supaya tujuan organisasi dapat diukur, sebagai contoh salah satu indikator kinerja organisasi pengadaan adalah seberapa besar penghematan anggaran diperoleh pada proses pengadaan tahun ini dengan membandingkan tahun ini dengan tahun sebelumnya dengan mempertimbangkan target tahun depan. M (Measurable)  artinya Dapat diukur, dalam menyusun IKU kita harus memikirkan apakah IKU ini memiliki sumber data yang sesuai agar dapat dilakukan pengukuran yang bisa dinyatakan dlam angka. A (Achievable) artinya dapat dicapai maksudnya adalah target yang kita tetapkan harus yang rasional sehingga tim dalam organisasi merasakan bahwa terus terjadi peningkatan dalam pencapaian kinerja dengan tetap semangat dan pemangku kepentingan bisa merasakan manfaatnya. R (Relevant) artinya Sesuai maksudnya Indikator IKU yang kita susun harus sesuai dengan tujuan organisasi sehingga tidak mengalami bias tujuan. T (Time Phased) maksudnya Indikator kinerja yang kita ukur mempunyai jangka waktu tertentu, contohnya Indikatornnya adalah ketepatan waktu proses lelang yang kita ukur adalah ketika SKPD mengisi dengan di RUP (rencana umum pengadaan ) dibandingkan dengan kondisi aktual SKPD melakukan permohonan lelang dalam periode umpamanya 1 th sehingga ini menjadi perbaikan kita untuk tahun selanjutnya dengan data base yang kita punyai.

Menurut saya cukup mohon koreksinya teman - teman karena saya masih belajar kalau ada kritik saran dan pertanyaan silahkan kita saling sharng untuk membangun proses pengadaan secara profesinal untuk INDONESIA YANG LEBIH BAIK. Kepada Allah saya mohon ampun karena semua ini hanya berasal dari NYA. Sampai jumpa pada tulisan selanjutnya....tetap semangat dan SALAM PENGADAAN.