Kamis, 10 November 2016

Memahami dan Menerapkan Kontrak Payung pada Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Kontrak Payung adalah perjanjian dengan satu atau sejumlah penyedia untuk penyediaan barang dan /atau jasa dengan menetapkan harga satuan, syarat dan kondisi untuk dilakukan transaksi pembelian selama masa perjanjian (Modul 14 MCAI 2016) Bagaimana kriteria Kontrak Payung dapat digunakan ? hal ini dapat dijelaskan sebagai berikut :
  1. Persyaratan yang dipahami dengan baik maksudnya bahwa barang atau jasa hendaknya merupakan item yang didefinisikan dengan mudah sehingga dalam menyusun persyaratan barang dapat dilakukan dengan mudah. 
  2. Persyaratan kebutuhan yang berulang maksudnya penggunaan barang atau jasa setiap tahunnya selalu ada permintaan rutin. 
  3. Persyaratan yang sederhana dan bersifat komoditas maksudnya barang atau jasa ini secara sederhana dan merupakan satu kesatuan yang utuh dan dalam penyusunan anggarannya tidak merupakan dari bagian dari suatu paket kegiatan. 
  4. Persyaratan dengan volume pemesanan bervariasi maksudnya diawal tahun anggaran kebutuhan penngguna/SKPD belum terukur dengan baik dan penggunannya belum bisa ditentukan secara tepat.
Dari keempat kriteria kontrak payung maka kita melakukan analisis terhadap kebutuhan dari pengguna dengan pertimbangan- pertimbangan khusus :
  1. Perencanaan pengadaan adalah sebagai pendekatan pengadaan yang strategis, fokus terhadap analisis dan permintaan dan pembelanjaan ditingkatkan dan ada lebih banyak kesempatan untuk melakukan efisiensi dengan mempertimbangkan kemungkinan melibatkan lebih banyak pemangku kepentingan jika kontrak payung akan digunakan secara luas. Sebagai contoh kita akan melakukan kontrak payung pembelian kertas HVS, A4 dan Kuarto menurut saya kertas ini memenuhi kriteria untuk dapat dilakukan kontrak payung  pada tahap perencanaan pengadaan kita memanfaatkan data kebutuhab dan data realisasi penggunaan kertas tahun yang lalu contoh data penggunaan kertas dari seluruh SKPD  tahun 2015, merk kertas apa yang sering digunakan dan perimbangan lainnya dianggap penting.
  2. Penyusunan Dokumen Pengadaan/Penawaran hal yang dipertimbangkan adalah terdapat lebih banyak instruksi bagi penawar, termasuk tentang penggunaan kontrak payung yang beerwenang dan prosedur call off (pemesanan) dan kemungkinan menggunakan struktur pembagian kelompok untuk menyederhanakan proses call off (pemesanan) dan diharapkan untuk memanfaatkan penggunaan IT dalam proses pemesanan untuk melakukan efisiensi dang mengurangi faktor kesalahan. Maksudnya dalam menyusun dokumen pengadaan harus detil dan lengkap dengan mempertimbangkan prinsip - prinsip pengadaan. Dalam penyuasunan dokumen pengadaan kita dapat melibatkan berbagai pemangku kepentingan seperti dari sisi hukum adalah Bagian Hukum dan Inspektorat serta selalu berkonsultasi dengan Bappeda, BPKAD, LKPP, BPK dan BPKP.
  3. Evaluasi dan penetapan pemenang yang dipertimbangkan apabila penyedia tunggal maka dapat dilakukan negoisasi dan apabila penyedianya lebih dari satu maka dapat dilakukan dengan metode pascakualifikasi atau prakualifikasi tergantung dari analisa pasar yang telah dilaksanakan dan kondisi persaingan antar penyedia.
  4. Administrasi dan Pengelolaan Kontrak hal dipertimbangkan adalah lamanya kontrak payung antara 1 - 3 tahun tergantung peratuaran dan ketentuan khusus dalam pengadaan, kontrak payung harus transparan dan dapat dipantau oleh seluruh pengguna dan penyedia dengan proses pemesanan termasuk diatur dalam kontrak payung. Penggunaan IT dengan mengembangkan aplikasi sangat diharapkan untuk melakukan efisiensii
Kontrak payung memang secara regulasi belum banyak yang mengatur hanya di Perpres 54 tahun 2010 dan perubahannya tentang PBJ Pemerintah pasal 53 dan Perka LKPP no 06 tahun 2016 tentang E purchasing tapi ini merupakan langkah kita para pelaku pengadaan untuk melakukan Transformasi Pengadaan sebagai paradigma baru. Semoga Bermanfaat. Mohon maaf apabila masih banyak kekurangan karene keterbatasan pengetahuan penulis. Saran dan kritik sangat diharapkan....Salam Pengadaan Untuk Indonesia Lebih Baik.

Rabu, 19 Oktober 2016

Menerapkan Pengadaan Strategis pada Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Seri 2

Dalam tulisan sebelumnya kita membahas tentang Pengadaan Strategis telah dua unsur utama yang telah kita bahas yaitu 1. Pengelolaan pengelompokkan belanja sejenis (Category Management) dan 2. Pencarian sumber penyedia yang strategis (Strategic Sourcing ) selanjutnya dalam artikel ini kita akan membahas 3 (tiga) unsur lagi yaitu :
  1. Analisis Pembelanjaan Penyedia Barang/Jasa adalah suatu pendekatan secara holistik dengan melakukan analisis data identifikasi peluang perbaikan dan pertambahan nilai untuk memitigasi resiko tujuannya memberikan nilai tambah kepada organisasi termasuk pengelolaaan penyedia, kolaborasi,resiko, diversifikasi, penggantian biaya dan tolok ukur (benchmarking)(Modul 13 MCAI 2016). Sebagai contoh kita akan melakukan Pengadaan Strategis terhadap paket alat ATK maka dalam melakukan analisis pembelanjaan dengan mengumpulkan data terhadap penyedia ATK dan memantau trennya perkembangan terbaru terkait kemudian menganalisa berapa kebutuhan total ATK seluruh SKPD di pemerintahan, setelah data penyedia dan kebutuhan ATK telah tersedia maka dilakukan kajian dan pemetaan terhadap penyedia dengan melihat data base dan apabila kegiatan ini telah berulang - ulang maka laporan tentang kemampuan penyedia dalam memasok barang/jasa menjadi nilai dalam evaluasi dengan menciptakan hubungan penyedia secara profesional pengadaan. Prosesnya saat ini LKPP telah mengatur dalam Perka LKPP nomor 14 tahun 2015 tentang E Purchasing terkait tentang pembuatan katalog daerah yang berbasis Pengadaan Strategis.
  2. Analsis Pasar, Segmentasi Penyedia dan Pengelolaan Hubungan yang efektif hal ini dapat dilakukan secara efektif dengan melakukan pendekatan terhadap 3 (tiga area) yaitu :A.  Lingkungan Eksternal dengan unsurnya politik dan hukum, ekonomi,sosiodemografi dan budaya, teknologi. Pada area ini yang dapat dilakukan dengan memanfaatkan teknologi khusus sektor swata mereka menggunakan aplikasi ERP SAP R7 dengan aplikasi ini pengelolaan pengadaan dapat mengakses berbagai sumber data terkait pasar dengan cepat dan mudah sedangkan untuk sektor pemerintahan pemanfaatan aplikasi teknologi hanya sebatas proses pelelangan dengan aplikasi SPSE, untuk analisa pasar belum ada instrumen yang handal terkait unsur politik, keamanan ekonimi, sosiodemografi, budaya, hal ini menjadi pertimbangan yang  matang dalam melakukan analisis pasar.
  3. Kinerja Pengadaan Strategis yang dilakukan pada pengelola pengadaan menjadi tolok ukur bagi organisasi dengan memenuhi kriteria - kriteria sebagai berikut :
  •  Berguna bagi organisasi, hal ini dapat terjadi apabila dalam penyusunan pengadaan harus mengacu pada visi dan misi organisasi. Contoh : pada organisasi Pengelola Pengadaan saai ini dikenal  ULP (Unit Layanan Pengadaan) dalam menyususn kinerja saat ini dikenal dengan IKU (Indikator Kinerja Utama) maka kinerja yang utama adalah seberapa besar efisiensi harga yang didapat, seberapa puas penyedia terhadap pelayanan ULP baik itu pelanggan internal maupun eksternal dan bisa ditambahkan yang lain sesuai kebutuhan dan mudah dicapai.
  • Dalam menyusun IKU harus didukung oleh data yang valid dan bisa didapat dengan dengan diselaraskan tujuan organisasi sehingga ketika kita akan mengukurnya dapat dilakukan dengan mudah dan menggambarkan kondisi sebenarnya organisasi kita.
  • Menggunakan prinsip SMART yaitu S (Specific) artinya Jelas, dalam menentukan indikator kinerja harus bisa dipahami dan dimengerti oleh seluruh elemen organisasi supaya tujuan organisasi dapat diukur, sebagai contoh salah satu indikator kinerja organisasi pengadaan adalah seberapa besar penghematan anggaran diperoleh pada proses pengadaan tahun ini dengan membandingkan tahun ini dengan tahun sebelumnya dengan mempertimbangkan target tahun depan. M (Measurable)  artinya Dapat diukur, dalam menyusun IKU kita harus memikirkan apakah IKU ini memiliki sumber data yang sesuai agar dapat dilakukan pengukuran yang bisa dinyatakan dlam angka. A (Achievable) artinya dapat dicapai maksudnya adalah target yang kita tetapkan harus yang rasional sehingga tim dalam organisasi merasakan bahwa terus terjadi peningkatan dalam pencapaian kinerja dengan tetap semangat dan pemangku kepentingan bisa merasakan manfaatnya. R (Relevant) artinya Sesuai maksudnya Indikator IKU yang kita susun harus sesuai dengan tujuan organisasi sehingga tidak mengalami bias tujuan. T (Time Phased) maksudnya Indikator kinerja yang kita ukur mempunyai jangka waktu tertentu, contohnya Indikatornnya adalah ketepatan waktu proses lelang yang kita ukur adalah ketika SKPD mengisi dengan di RUP (rencana umum pengadaan ) dibandingkan dengan kondisi aktual SKPD melakukan permohonan lelang dalam periode umpamanya 1 th sehingga ini menjadi perbaikan kita untuk tahun selanjutnya dengan data base yang kita punyai.
Menurut saya cukup mohon koreksinya teman - teman karena saya masih belajar kalau ada kritik saran dan pertanyaan silahkan kita saling sharng untuk membangun proses pengadaan secara profesinal untuk INDONESIA YANG LEBIH BAIK. Kepada Allah saya mohon ampun karena semua ini hanya berasal dari NYA. Sampai jumpa pada tulisan selanjutnya....tetap semangat dan SALAM PENGADAAN.

Selasa, 18 Oktober 2016

Menerapkan Pengadaan Strategis pada Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Seri I

Pengadaan Strategis itu apa sih?
Pengadaan Strategis (strategic procurement) adalah merupakan pendekatan pengadaan jangka panjang, terkoordinasi dan sistematis yang menyelaraskan kegiatan pembelanjaan dengan tujuan institusi (Modul 13 MCAI, 2016). Pengadaan Strategis bisa juga diartikan pengadaan untuk kategori yang berisiko tinggi dan bernilai tinggi (Modul 13 MCAI, 2016) , pengadaan strategis bertujuan untuk memksimalkan nilai melalui : 1. Sentralisasi pelayanan pengadaan 2. Pembelian berkelompok dan 3. Analisis dan Pengelolaan data. Berdasarkan pengertian diatas proses pengadaan strategis dimulai dengan melalukan inventarisasi kegiatan  contonya kegiatan pembangunan Bandara, pembangunan Pelabuhan dan lain - lain kemudian membuat analisa yang mendalam dengan berbagai tahap dan sumber data sehingga didapat manfaat dan efisiensi harga yang besar.
Unsur - unsur utama Pengadaan Strategis mencakup sebagai berikut :
  1. Pengelolaan kelompok belanja sejenis (category management) adalah sebuah pendekatan  holistik yang melibatkan tim lintas fungsional dan sumber daya pengadaan untuk mengelola kelompok belanja barang/jasa yang sejenis (Modul 13 MCAI, 2016). Terdapat area fokus Category Management adalah Area fokus memaksimalkan nilai melaui TCO (Total Cost of Ownwership), risiko, inovasi, keunggulan operasional untuk kelompok belanja sejenis. Langkah awal dalam menerapkan pengadaan strategis adalah mengelompokan belanja sejenis contonya Kelompok pengadaan IT barangnya seperti hardware, software dan jaringan maka ketiga jenis barang tersebut dianalisa dengan berbagai teknik analisa (tools) salah satunya dengan analisa SWOT dan dari berbagai pilihan yang ada dipasaran dibandingkan dari sisi manfaat, biaya, inovasi dan keberlanjutannya agar tidak hanya sebatas dipakai tapi memberikan nilai yang dimaksud nilai adlah lebih dari sekedar harga tapi juga adlah dukungan dalam mengembangkan keberlanjutan, inovasi , dan ramah lingkungan kemudahan dalam perawatannya bagi user
  2. Pencarian sumber penyedia strategis ( Strategic Sourcing) adalah sebuah pendekatan sistematis untuk melengkapi proses mencari penyedia untuk mencapai nilai bagi organisasi (Modul 13 MCAI, 2016). Dalam melakukan Strategic Sourcing perlu dilakukan identifikasi  sebagai berikut : 1.Persyaratan barang/jasa yang dibutuhkan organisasi dan keselarasan dengan tujuan strategis merupakan barang/jasa yang digunakan dalam jangka panjang dan memberikan dampak yang luas bagi masyarakat contonya untuk organisasi Kemeterian Kesehatan paket pengadaan strategisnya adalah pengadaan Alat Kesehatan (ALKES) sebelum proses pengadaan persyaratan yang dibutuhkan untuk mendapatkan ALKES yang kualitas baik, mempunyai manfaat yang banyak, bertteknologi mutakhir langkah yang dapat diambil adalah dengan membuat persyaratan yang mampu mengakomodir dari tujauan organisasi kita dengan didasarkan prinsip pengadaan  2. Pendekatan untuk mencari penyedia yang barang dan jasa menurut saya dapat dilakukan melihat data base lelang yang sudah pernah kita lakukan dan melakukan riset trend pasar agar innformasi terbaru bisa diperoleh. 3  Metode Evaluasi yang tepat dengan berbagai metode evaluasi yang ada maka menurut saya yang tepat adalah metode prakualifikasi tujuannya untuk mendapatkan penyedia dengan kualitas penyedia yang mampu dan mempunyai kompetensi yang cukup dalam melakukan kegiatan pengadaan strategis. 4.Calon penawar yang dapat melakukan pengadaan strategis dengan pemetaan yang tepat menggunakan data base yang ada pada pengadaan berguna untuk mengetahui sejauh mana kemampuan dari penyedia dan kita mendapatkan posisi tawar yng lebih baik. Salah satu yang dapat dilakukan adalah SUPPLIER DAY dengan mengundang penyedia untuk dapat menawarkan jasa atau barang yang dapat disiuplainya dan kita memaparkan apa yang hendak kita lakukan  kedepan, dengan saling berhubungan dengan baik diharapkan kesulitan yang dulu dialami dapat teratasi dengan baik. 5.Hubungan yang diperlukan pascapenetapan pemenang ini menjadi peting dikaitkan dengan rantai pasokan jasa atau barang yang akan diadakan, diharapkan penyedia tidak hanya mengejar untung tapi memberikan nilailebih dalam pengadaan ini yang akhirnya memberikan efisiensi dan keberlanjutan, mengapa hal ini menjadi peting karena ini sering menjadi masalah terkait putusya stok barang atau jasa yang akan di suplai oleh penyedia dan Pengguna barang atau jasa biasanya tidak siap dalam menerima kondisi saat itu.  Nanti kita lanjutkan pada tulisan berikutnya. Semoga bermanfaat bagi kita dan kita selalu dalam lindungan ALLAH SWT....Aamiin YRA


Senin, 17 Oktober 2016

Mengajak Masyarakat Menabung melalui ATM Setor Tunai

Menabung merupakan kegiatan yang sering kita lakukan sehari hari baik dilakukan melaui bank dengan menyetorkan uang mealaui teller atau secara mandiri melalui tabungan dirumah menyimpan ditempat yang aman dirumah atau saatini yang banyak didaerah perkotaan melaui ATM Setor Tunai. Dari berbagai pilihan cara menabung masyarakat cenderung memilih menabung di BANK tapi cara ini terkandang masih banyak terkendala berbagai masalah seperti : Jam operasional Bank yang masih terbatas pada jam kerja, antrian di teller yang panjang, jaunhnya lokasi bank dari perumahan yang letaknya biasanya di pusat kota, sumber daya manusiaBANK yang masih terbatas dan jumlah teller BANK yang terbatas dan lain sebagainya. Dari berbagai kendala tersebut kenapa BANK tidak memperbanyak pembuatan ATM Setor Tunai yang saat ini masih terbatas pada Pusat Perbelanjaan saja, menurut saya langkah ini sangat tepat dalam meningkatkan dalam meningkatkan keinginan masyarakat untuk menabung dengan pertimbangan  sebagai berikut :
  1. Masyarakat tidak perlu mengantri yang penjang sehingga aktivitasnya tidak terganggu dalam mencari nafkah sehari - hari.
  2. Masyarakat dapat menabung dalam berbagai nominal uang yang terkadang ada sifat malu menabung dalam jumlah yang sedikit karena melaui pengisian administrasi di BANK.
  3. Waktu fleksibel sehingga masyarakat dapat mengatur waktunya dalam menabung dan  aktivitas dapat berjalan lancar.
  4. Rasa malu menurut saya menabung dengan datang ke BANK terkadang membuat saya malu karena uang yang dibawa sedikit, hal ini menyebabkan sebagian masyarakat lebih nyaman apabila menabung di ATM setor tunai.
Khusus daerah kami yang terletak di daerah terpencil berjarak 30 km dari Kota Palembang Propinsi Sumatera Selatan belum terdapatnya ATM setor tunai sehingga dengan tulisan ini kami mohon untuk pihak BANK agar dapat mendirikan ATM setor tunai di daerah kami untuk meningkatkan minat menabung masyarakat. Terimakasih.